Eventy promocyjne niejedno mają imię. Inaczej wygląda organizacja eventów w Warszawie czy okolicach, gdy odbiorcami są poważni kontrahenci biznesowi, a inaczej, kiedy promocja jest nakierowana na odbiorcę końcowego, czyli klienta. Jednak w każdym przypadku miejsce musi być wystarczająco atrakcyjne, by z jednej strony pozytywnie wpłynęło na Twój wizerunek, a z drugiej - przyciągnęło taką liczbę gości, jakiej oczekujesz. Jaką lokalizację więc wybrać?

Tam, gdzie łatwo dotrzeć

Eventy promocyjne nakierowane są zazwyczaj na dużą grupę odbiorców. Chyba że mówimy o ekskluzywnym szkoleniu produktowym dla przedstawicieli kontrahentów, którzy później mają się skoncentrować na promocji Twoich produktów. Niemniej jednak, zazwyczaj jest tak, że im więcej osób ma szans zapoznać się z komunikatem promocyjnym, tym lepiej. A by tak właśnie się stało - lokalizacja, w której event będzie się odbywać musi znajdować się w miejscu, do którego łatwo dotrzeć. Leśna polana w odludnym miejscu, a owszem, jest ciekawą przestrzenią, by zorganizować duży festyn, ale… kto na nią dotrze poza organizatorami? Zdecydowanie lepszym pomysłem jest organizowanie imprez w centrum Warszawy i podobnych miejscach - takich, do których dojechać można autem, dotrzeć komunikacją miejską, rowerem, a nawet pieszo.

Pamiętać warto, że nawet otwarte eventy nie muszą być realizowane pod przysłowiową chmurką. Aby niepogoda nie przeszkodziła, a uczestnicy mogli skorzystać z różnego rodzaju atrakcji, można wybrać duże centrum rozrywki, takie jak np. warszawska Hulakula, gdzie największa sala może pomieścić nawet 3000 osób jednocześnie.

Im więcej atrakcji, tym lepiej

Aby promocja była skuteczna, musi oddziaływać na odbiorców na wielu poziomach. Nawet jeśli masz najlepszy produkt, jeśli przedstawisz wyłącznie jego merytoryczne zalety i zrobisz to "na sucho" - odbiór będzie znikomy a ludzie nie zapamiętają nic. Pozytywny wizerunek marki buduje się na emocjach. Wykorzystaj tę wiedzę, organizując event promocyjny. Jak?

• Zadbaj o interesującą oprawę estetyczną wydarzenia - właściwe oświetlenie, kolorowe banery, logotypy Twojej marki w wyraźnie widocznych miejscach stworzą nastrój, który zapadnie w pamięć. Do tego oczywiście umiejętnie dobrana muzyka, która wprowadzi odpowiedni rytm wydarzenia.
• Zapewnij gościom eventu promocyjnego coś do jedzenia. Catering to inwestycja, która się zwróci. Dlaczego? Przede wszystkim, ponieważ uczestnicy nie uciekną z sali po kilku - kilkunastu minutach, ale zostaną na dłużej, a dobre wrażenie pozostanie z nimi na wiele tygodni, a nawet miesięcy.
• Im ciekawsze atrakcje się pojawią, tym lepiej. Przy evencie organizowanym na szeroką skalę, pamiętaj o uczestnikach w każdym wieku - od najmłodszych, którym przyda się np. basen z piłeczkami czy klaun, który pomaluje twarze maluchów, aż po dorosłych uczestników, którzy docenią np. koncert, czy możliwość zagrania w bilard bądź kręgle.
• Pomyśl o atrakcjach tematycznych, a więc takich, które będą powiązane z rzeczą, którą promujesz. Jeśli promocja dotyczy ogólnie Twojej firmy i marki, niech logotyp znajdzie się na wszystkich materiałach, także tych rozrywkowych, które trafią do gości, niech gadżety z Twoim brandem zostaną im rozdane. Gdy zaś promujesz konkretny produkt, wykorzystaj go kreatywnie - pozwól gościom go przetestować, urządź konkurs, w którym będzie główną nagrodą… możliwości jest wiele.
• Przydatna może się okazać obecność profesjonalnego animatora - takie usługi zapewni Ci każda agencja, której specjalnością jest organizacja eventów. Warszawa pozwoli Ci szybko odnaleźć odpowiednią ofertę.

Zaproś gości skutecznie

Wybrałeś już odpowiednie miejsce na event promocyjny? Masz cały program, a organizację powierzyłeś specjalistom? Teraz czas ogłosić to światu. W jaki sposób? Wszystko zależy od skali, na jaką wydarzenie się odbywa.

• Kluczowe osobistości, które mają pojawić się na imprezie zaproś oficjalnie, wysyłając pocztowe zaproszenie, z odpowiednim wyprzedzeniem - oni muszą to uwzględnić w swoich, napiętych zazwyczaj, kalendarzach.
• Gdy zależy Ci na obecności jak największej ilości osób, wykorzystaj m.in. plakaty czy reklamę w mediach lokalnych, a także social media.
• Przy imprezach o średnim zasięgu dobrze spisze się specjalistyczna prasa (jeśli np. event ma być dedykowany wędkarzom czy miłośnikom konkretnej rasy psów), a także lokalne media.

Pamiętaj, że o to również zatroszczyć się możesz zarówno sam, jak i korzystając z profesjonalnego wsparcia. A jako że event promocyjny, by się opłacił, powinien zyskać jak największy zasięg - warto upewnić się, że organizacja imprezy w Warszawie czy okolicach zostanie powierzona ekspertowi. To przyniesie najlepsze rezultaty.