Wersja mobilna     +   Dodaj wydarzenie    Dodaj aktualność    Dodaj galerię    Zgłoś temat    Dodaj ogłoszenie    Dodaj ofertę  
Przeczytaj:
Rozmiar tekstu:
AAA
KRAJ Porada eksperta
2021.02.12 10:16

Jak i dlaczego niszczyć dokumenty? Krótki poradnik dla początkujących

Z konieczności niszczenia dokumentów zdaje sobie sprawę każdy właściciel nawet niewielkiego biznesu. Znacznie mniej osób jest jednak świadomych tego, jak ten proces powinien poprawnie przebiegać. Taki stan wiedzy nie dziwi. Mnogość zaleceń i wciąż zmieniających się aktów prawnych może przyprawić o ból głowy nawet najlepszego prawnika! Oto krótki poradnik, który wyjaśni najbardziej problematyczne kwestie.
Jak i dlaczego niszczyć dokumenty? Krótki poradnik dla początkujących
Jak i dlaczego niszczyć dokumenty? Krótki poradnik dla początkujących

Kiedy niszczyć dokumenty?

To kiedy dany dokument powinien zostać zniszczony, zależy od jego zawartości. Inne przepisy dotyczą kwitów finansowych, a jeszcze innych tych związanych z kadrami czy kwestiami medycznymi. Poszczególne terminy warto cyklicznie konsultować z prawnikiem, ponieważ często się zmieniają. Ponadto zalecenia dotyczące danych osobowych znajdują się także w RODO (art. 4, pkt. 2). Konieczność niszczenia dokumentów może wynikać z utraty okresu przechowania lub przydatności danych czy też żądań osób, do których te dane należą. W każdym z tych przypadków właściciel dokumentu jest zobligowany do poprawnego utylizowania.

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?

W polskim prawie trudno znaleźć konkretne przepisy, jak niszczyć dokumenty, ponieważ znajduje się tam tylko odpowiedź na pytanie: "kiedy?". Przyjmuje się jednak, że proces ten powinien przebiegać zgodnie z zagraniczną normą DIN 66399. Według jej postanowień może się to odbywać tylko w sposób mechaniczny. Co istotne, zapisano tam także, jaka powinna być wielkość ścinka powstałego w procesie utylizacji. Jest on zależny od stopnia tajności dokumentu. Polscy przedsiębiorcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem, mają więc do wyboru dwie opcje:

  • zakupienie sprzętu do samodzielnego niszczenia dokumentów;
  • zlecenie niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej.

Wybór pierwszej opcji może sprawdzić się w przypadku niewielkich firm, które nie przetwarzają zbyt wielu danych w formie papierowej. Jednak nawet one muszą pamiętać o tym, aby do celu niszczenia wybrać odpowiednie urządzenie spełniające wymagania zawarte w normie DIN 66399. Sytuacja jednak nieco się komplikuje w przypadku większych przedsiębiorstw. W skrajnych sytuacjach może okazać się, że poprawne niszczenie dokumentów będzie wiązało się z koniecznością zatrudnienia pracownika! W takiej sytuacji warto rozważyć podjęcie współpracy z profesjonalną firmą zewnętrzną.

Jak zlecić niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej?

Wybór odpowiedniej firmy zewnętrznej nie powinien być zbyt pochopny. Według prawa to na zleceniodawcy ciążą wszelkie obowiązki dopilnowania, aby cały proces przebiegł zgodnie z przepisami. Dlatego też przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić, czy przyszły kontrahent posiada odpowiednie uprawnienia i certyfikaty zaświadczające o bezpiecznym przechowywaniu danych. Specjalne szkolenia przeprowadzane są, np. przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Niezbędne jest również ubezpieczenie. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, czy dana firma wdrożyła następujące normy:

  • DIN 66399 - dotyczy bezpieczeństwa niszczenia informacji;
  • ISO 27001 - dotyczy systemów bezpieczeństwa informacji;
  • ISO 9001 - dotyczy zarządzania jakością organizacji.

Ważny jest także sposób, w jaki działa dana firma i to, czy jest on przejrzysty. Właściwy proces bezpiecznego niszczenia dokumentów można znaleźć tutaj: https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/ wraz z infografiką. Istotne jest także to, aby dana organizacja posiadała odpowiedni sprzęt, który pozwoli na utylizację bez konieczności rozszywania poszczególnych kartek. To bowiem mogłoby się wiązać z ich przeglądaniem. Po upewnieniu się o profesjonalizmie firmy zewnętrznej, należy zadbać o podpisanie właściwiej umowy. Oczywiście powinna ona zawierać standardowe elementy, takie jak terminy, kwesta wynagrodzenia czy prawa i obowiązki obu stron. Ponadto warto jednak wiedzieć, że niszczenie dokumentów podchodzi pod przetwarzanie danych osobowych, w związku z czym administrator danych musi poinformować na piśmie m.in. o ich zakresie i celu przetwarzania, czasie przechowywania czy prawach i obowiązkach administratora. Istotne jest także to, aby po wykonaniu usługi odebrać protokół zniszczenia. Da nam to gwarancję, że usługa została wykonana prawidłowo.

Red.
REKLAMA
Oceń:
3 głosy
Jak i dlaczego niszczyć dokumenty? Krótki poradnik dla początkujących, 4.6667 out of 5 based on 3 ratings
Red. dodany
 
Odsłon: 1496
Dodaj zdjęcie

Waszym zdaniem (0)

Podaj login i hasło:
Login:
Hasło:
Skomentuj na forum:
Zarejestruj się
Jesteś już zarejestrowany na bilgorajska.pl? Zaloguj się
Imie lub nazwa:
Treść komentarza:
Przepisz niebieski tekst z obrazka wyżej:
Brak wpisów, Twój komentarz może byc pierwszy.
Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług droga elektroniczna art 14 i 15 (Podmiot, który świadczy usługi określone w art. 12-14, nie jest obowiązany do sprawdzania przekazywanych, przechowywanych lub udostępnianych przez niego danych) wydawca portalu bilgorajska.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść wypowiedzi zamieszczanych przez użytkowników Forum. Osoby zamieszczające wypowiedzi naruszające prawo lub prawem chronione dobra osób trzecich mogą ponieść z tego tytułu odpowiedzialność karną lub cywilną.
Przy komentarzu niezarejestrowanego użytkownika będzie widoczny jego ZAKODOWANY adres IP. Zaloguj/Zarejestruj się.
reklama
reklama
REKLAMA
REKLAMA

Najpopularniejsze

REKLAMA
REKLAMA
20 marca 2024 Biłgoraj
Rolnicy blokują trzy ronda w Bilgoraju [MAPA UTRUDNIEŃ NA LUBELSZCZYŹNIE]
Dokładnie o godz. 9 rozpoczęła się kolejna akcja protestacyjna rolników. Tym razem jest to Ogólnopolski Strajk Generalny. Na terenie całego województwa, ale również kraju blokowane są kluczowe przejazdy. Trzy ronda są zablokowane także w Biłgoraju. Kierowcy muszą uzbroić się w cierpliwość lub wybrać alternatywną trasę.
dzisiaj, 12:49 Biłgoraj
Pożar w Biłgoraju [AKTUALIZACJA]
w sobotę, godzina 21:23 Długi Kąt
Szymon zachwycił jurorów w "The Voice Kids"
18 marca 2024 Biłgoraj
Konferencja ws. afery banerowej
W poniedziałek 18 marca w Urzędzie Miasta w Biłgoraju zwołano konferencję prasową w sprawie banerów, które w ubiegłym tygodniu pojawiły się na ul. 3. Maja.
w poniedziałek, godzina 15:22 Biłgoraj
To najlepsi uczniowie z powiatu biłgorajskiego [LISTA STYPENDYSTÓW]
dzisiaj, 10:57 Obsza
Kandydaci do Rady Gminy Obsza. Niektórzy już zostali radnymi
15 marca 2024 Biłgoraj
Woda już jest. Niedługo będzie można korzystać z biłgorajskiego basenu
Prace przy przebudowie biłgorajskiego basenu postępują zgodnie z planem. Już widać efekty, w bieżącym tygodniu pojawiła się woda, a obiekt niedługo zostanie przekazany do dyspozycji mieszkańców.
dzisiaj, 10:51 Biłgoraj
"Miejska Lista" ESKI TV w Biłgoraju
dzisiaj, 10:51 Biłgoraj
Triduum Paschalne w biłgorajskich parafiach
16 marca 2024 Biłgoraj
Baner ze zdjęciem burmistrza wrócił w okolice galerii. Tym razem podpisany jako Jan R.
Zarzuty dotyczące kolesiostwa, łapówkarstwa, gnębienia mieszkańców Biłgoraja i milionowych strat dla miasta - to wszystko zarzucają obecnemu burmistrzowi Biłgoraja autorzy baneru, jaki kilka dni temu pojawił się przy galerii na ul. 3 Maja. Po interwencji policji plakat został zabezpieczony. Właśnie wrócił, ale zamiast nazwiska włodarza widnieje Jan R.
we wtorek, godzina 13:36 Biłgoraj
Ruszyła kwalifikacja wojskowa w 2024 roku
w niedzielę, godzina 09:14 Biszcza
Strażacy odebrali promesy [LISTA JEDNOSTEK]
w poniedziałek, godzina 20:44 Tarnogród
Będzie obwodnica w ciągu drogi nr 835. Koszt budowy to 85 mln zł
W poniedziałek 25 marca podczas konferencji w Tarnogrodzie wicemarszałek Województwa Lubelskiego Michał Mulawa oraz dyrektor Zarządu Dróg Wojewódzkich w Lublinie Paweł Szumera ogłosili przetarg na budowę obwodnicy w ciągu drogi nr 835. Wartość tej inwestycji to około 85 milionów złotych.
w piątek, godzina 15:24 Osuchy
Nowa atrakcja w powiecie otwarta
dzisiaj, 08:27 Biłgoraj
Licealiści w Hiszpanii
17 marca 2024 Długi Kąt
Młody wokalista z powiatu wystąpi w The Voice Kids
W sobotni wieczór 23 marca na antenie TVP2 zostanie wyemitowany kolejny odcinek "The Voice Kids". Na scenie będzie można zobaczyć pochodzącego z gminy Józefów Szymona Hałasę.
w środę, godzina 22:41 Biłgoraj
Spotkanie z wicemarszałek Sejmu
w środę, godzina 08:24 Biegi przełajowe
Złoto dla Natalii
dzisiaj, 09:07 Frampol
Po świętach kierowców czekają utrudnienia na DW nr 835 we Frampolu
Zarząd Dróg Wojewódzkich podpisał umowę na remont 2 km odcinka drogi wojewódzkiej nr 835 we Frampolu. Jak zapowiedział wykonawca prace budowlane mają rozpocząć się tuż po świętach.
w środę, godzina 09:22 Biłgoraj
W 18 miesięcy powstanie obiekt sportowy wartości ponad 8 mln zł
w środę, godzina 10:43 Gmina Biłgoraj
45 chętnych do Rady Gminy Biłgoraj
 
telRedakcja telefon

533 188 100

alarmSkrzynka alarmowa

alert@bilgorajska.pl

emailRedakcja e-mail

redakcja@bilgorajska.pl

Wszelkie prawa zastrzeżone bilgorajska.pl Projekt graficzny CePixel wykonanie eball hosting home.pl